Ондай деңгейдегі ұйымдар, мысалы, Британия Қорғаныс министрлігі (MoD), өз бизнес-процестерін басқаруда ерекше қиындықтарға тап болады. Оның қаржылық, сатып алу және кадрлық қызметтерді орталықтандырылған түрде көрсету үшін жауапты Қорғаныс бизнес қызметтері (DBS) бөлімі 190 000-нан астам әскери қызметкерлер мен 58 000 қызметкерге қызмет көрсетуді қамтамасыз ету үшін қаржылық жоспарлау жүйесін кешенді түрде жаңартып, IT-инфрақұрылымын трансформациялады. Бұл шешімнің негізгі себебі - әртүрлі ведомствалардан мұрагерленген бөлінген жүйелерден тұратын IT-ландшафтының тым күрделілігі мен фрагменттелгендігі болды. Бұл қызметтерді қолдауға ауыр жүктеме тудырып, қызметтерді жетілдіру мүмкіндігін шектеп, операциялық тәуекелдерді арттырды.
Инициативаның басты мақсаты - ИТ-жүйелерді стандарттау және қаржылық шоғырландыру арқылы жалпы иелік құнын төмендету және қолдау шығындарын минималдау. Бұл трансформацияның маңызды құрамдас бөлігі - қазіргі жоспарлау платформасы, бюджеттеу және болжау (PB&F), ескі жүйенің өмірлік циклі аяқталған соң оның орнын алмастырған шешім. Бұл мәселені шешу үшін IBM Planning Analytics шешімі таңдалды.
Жоспарлау мен бюджеттеу функционалын кеңейту
IBM Planning Analytics жүйесін актуалды нұсқаға жаңарту DBS-ке жүйенің функционалдық мүмкіндіктерін айтарлықтай кеңейтуге және қаржылық басқару процестерін жаңа деңгейге шығаруға мүмкіндік берді. Платформа қазір екі негізгі жоспарлау контурын қолдайды, бұл мұндай ірі мемлекеттік мекеме үшін өте маңызды.
Бірінші контур - бұл онжылдық мерзімге дейінгі ұзақ мерзімді стратегиялық жоспарлау. Бұл функционал Қарулы Күштерге ұзақ мерзімді қаржылық жоспарларды модельдеуге мүмкіндік береді, онда көпжылдық қорғаныс бағдарламалары, инфрақұрылымға инвестициялар және капиталдық құрылыс ескеріледі. Жүйе күрделі даму сценарийлерін құруға, макроэкономикалық факторлардың әсерін бағалауға және ресурстарды бөлу бойынша негізделген шешімдер қабылдауға қол жеткізеді. Ұзақ мерзімді болжау қабілеті елдің тұрақтылығы мен қорғаныс қабілетін қамтамасыз етудің негізі болып табылады.
Екінші контур - бұл қазіргі қаржылық жыл ішіндегі бюджеттің операциялық басқаруы мен болжауы. Бұл функционал DBS-ке қазіргі талаптарға тез жауап беру үшін қажетті икемділікті береді. Жүйе бюджеттің орындалуын нақты уақыт режиміне жақын бақылауға мүмкіндік береді, болжамдарды уақытылы түзетуге және шығыс баптары арасында қаржыландыруды қайта бөліп, қаржыландыруды басқаруға мүмкіндік береді. Бұл динамикалық ортада күтпеген қажеттіліктер туындауы мүмкін болғандықтан, ерекше маңызды.
Түзетулер мен деректерді интеграциялау
DBS бөлімінің қаржылық жоспарлауды жаңартудың негізгі артықшылықтарының бірі - жаңа IBM Planning Analytics жүйесін енгізген соң, нақты қаржылық деректерді жоспарлау платформасына тікелей интеграциялау мүмкіндігі болды. Бұл жоспарлы және нақты көрсеткіштер арасындағы ауытқуларды (variance analysis) толық талдау жүргізуге мүмкіндік берді. Жай ғана айырмашылықтарды тіркеудің орнына, талдаушылар қазір осы ауытқулардың себептерін терең зерттей алады. Жүйе деректерді жеке операциялар деңгейіне дейін бөлуге арналған құралдарды ұсынады, бұл тиімсіз процестерді анықтауға, оңтайландыру резервтерін табуға және болашақ болжамдардың дәлдігін арттыруға мүмкіндік береді. Мұндай тәсіл есептілікті реактивті болудан проактивті болуға айналдырып, алдын ала шешім қабылдау құралдарын ұсынады.
Ауыспалы интерфейс - пайдаланушылар топтары
Техникалық дайындық деңгейі әртүрлі болып келетін қызметкерлер бюджеттеу процесіне қатысатынын түсініп, IBM Planning Analytics жүйемен өзара әрекеттесуді дифференциалды тәсілмен ұсынады.
Бөлім басшылары мен қаржы мамандары емес менеджерлер үшін арнайы веб-интерфейстер мен басқарылатын жұмыс ағындары (workflows) жасалды. Бұл құралдар бюджеттік деректерді енгізу процесін мүмкіндігінше жеңілдетіп, пайдаланушыны қажетті барлық қадамдар арқылы өткізіп, ақпаратты енгізу кезеңінде оны тексеруді қамтамасыз етеді. Мұндай тәсіл бизнес-бөлімдердің жоспарлау процесіне қатысуын айтарлықтай арттырып, бастапқы деректердің жоғары сапасын кепілдейді.
Финансы бөлімінің негізгі пайдаланушылары, яғни "power users" деп аталатындар үшін жүйе электрондық кестелермен интеграциялаудың қуатты құралын ұсынады. Бұл талдаушыларға Microsoft Excel ортасында жұмыс істеуге мүмкіндік береді, сонымен қатар орталықтандырылған талдау платформасының барлық артықшылықтарын пайдаланады: бірыңғай, бақыланатын дереккөзге қол жеткізу, көп өлшемді талдау, үлкен ақпарат көлемімен жұмыс істеу кезіндегі жоғары өнімділік және деректердің тұтастығын қамтамасыз ету. Деректер жеке файлдарға көшірілмейді, олар IBM Planning Analytics қорғалған ортасында қала береді, бұл бюджеттің үйлеспейтін нұсқаларының пайда болуын мүмкін етпейді.
Басқару ақпараты үшін бірыңғай шындық көзінің құрылуы
Жоспарлау жүйесін жаңартумен қатар, DBS басқару ақпараты (MI) үшін орталықтандырылған деректер қоймасын құру жобасын жүзеге асырды. Бұл қойма операциялық есептеу жүйелерінен, сатып алу және қаржы платформасынан, сондай-ақ IBM Planning Analytics жүйесінен деректерді біріктіреді.
Кіру үшін, визуализация және есептілікті құру Бұл біріктірілген деректер негізінде IBM Cognos Analytics шешімі қолданылады. Бұл платформа әртүрлі функционалдық бөлімдер арасындағы ақпараттық "силос"тарды жойып, электронды кестелерде есепті қолмен құрудың шамамен толық қажетсіздігін қамтамасыз етті. Бұл тек Министрлік бойынша талдаушылардың мыңдаған жұмыс сағатын үнемдеумен шектелмей, деректерге деген сенімділікті арттырды. Барлық деңгейдегі басшылар ақпараттың нақты көздерден тексерілген, бақыланатын екеніне сенімді болып, олармен жұмыс істейді.
Бұл деректер қоры DBS-тің барлық қаржылық және коммерциялық ақпараты бойынша "дұрыс ақпараттың бірыңғай көзі" (single source of the truth) болып табылады. Келесі жылға қойылған жоспарларға кадрлық жүйелерден деректерді қосу, жалақыны есептеу және жобаларды басқару арқылы деректер қорын кеңейту кіреді. Сондай-ақ, Қорғаныс министрлігінің басқа да талдау жүйелеріне API арқылы деректерге қол жеткізу мүмкіндігін қарастыруда, бұл "дұрыс ақпараттың бірыңғай көзі" принципін ұйымның барлық деңгейіне таратуға мүмкіндік береді.
Нәтижелер және стратегиялық серіктестік
DBS жоспарлау жүйесін заманауландыру, IT-ландшафтын трансформациялау және IBM Analytics шешімдерін енгізу айтарлықтай нәтиже берді. Ескі жүйелерді басқару мен қызмет көрсету бойынша тікелей үнемге қоса, платформалардың өнімділігі мен жұмыс тұрақтылығы айтарлықтай артты. Инциденттер мен жоспарланбаған тоқталулардың саны азайып, IT-қызметкерлері "отты сөндіру" жұмыстарынан қызметтерді дамытуға және жаңа функционалдық мүмкіндіктерді енгізуге көшті.
"Evergreening" бағытына көшу, жүйелерді үздіксіз актуалды нұсқаларға жаңартуды көздейтін, инфрақұрылымның ұзақ мерзімді тұрақтылығын қамтамасыз етеді және негізгі платформаларға инвестицияның тиімділігін максималды деңгейге жеткізеді. DBS және IBM арасындағы стратегиялық серіктестік, екі тарап та ұзақ мерзімді мақсаттарды қол жеткізу үшін біртұтас команда ретінде жұмыс істейтін, бұл кешенді жобаның сәттілігінің шешуші факторы болды.
Қорытынды
Ұлыбритания Қорғаныс министрлігінде IBM Planning Analytics-ты енгізу күрделі мемлекеттік сектордағы сәтті цифрлық трансформацияның айқын мысалы болып табылады. Бұл жоба ескі жүйені ғана емес, сонымен қатар қаржылық басқару процестерін түбегейлі жақсартуға мүмкіндік беріп, ұзақ мерзімді стратегиялық жоспарлауды оперативті бюджеттік бақылаумен біріктірді. "Жалғыз шындық көзі" жасау және әртүрлі пайдаланушы топтары үшін икемді құралдар ұсыну болжамды дәлдікті арттырып, деректердің ашықтығын қамтамасыз етті және басшылыққа негізделген шешімдер қабылдау үшін қуатты құралдарды ұсынды. Осылайша, DBS IT-инфрақұрылымын жаңарту қаржылық тұрақтылықты және Қорғаныс министрлігінің операциялық тиімділігін нығайтатын стратегиялық инвестиция болып табылады, ұлттық деңгейдегі ресурстарды басқару үшін интеграцияланған талдау платформаларының маңыздылығын көрсетеді.
* Мақала " " материалдарына негізделген Ministry of Defence unlocks innovation with enterprise applications and analytics“.
